Hast Du mehrere Arme? Identifizierst Du Dich mittlerweile als Oktopus? Nein? Dann ist es nicht sinnvoll, dass Du ein Arbeitspensum selbst erledigst, für das Due theoretisch mit Tentakeln und Saugnäpfen ausgestattet sein müsstest.

Gerade als Freelancer, Selbstständiger, Sidepreneur oder kleineres Unternehmen tendieren wir sehr oft dazu, dass wir ganz selbstverständlich die Rolle des „Mädchens für Alles“ annehmen. Vom Toilettenpapiereinkauf bis hin zum Putzdienst und der Kundenbetreuung liegt alles in unseren Händen. Am Anfang machen wir dies aus Gründen des nicht vorhandenen Budgets; und dieses Vorgehen ist auch absolut nachvollziehbar. Ab einer gewissen Umsatzgröße ist dies definitiv nicht mehr sinnvoll und geradezu geschäftsschädigend!

Entrepreneure, die klein gestartet sind und sich auf Wachstumskurs befinden, sind relativ oft hiervon betroffen und müssen dieses Mindset unbedingt aus dem Kopf bekommen. Spätestens dann, wenn es um eine erfolgreiche Skalierung des Geschäftsmodells geht.

Unsere Tage haben schließlich nur 24 Stunden! Daher sollte Dein Fokus auf den Umsatz bringenden Aktivitäten liegen; also den Dingen, die am Ende des Tages dafür sorgen, dass Du über Budget, Strategien und Co. verfügst, mit denen Du den wirtschaftlichen und existenziellen Erfolg Deines Unternehmens sicherst. Jedenfalls dann, wenn Du Dich als Unternehmer verstehst und nicht immer nur „selbst ständig arbeiten“ willst.

Was hast Du davon, eine Tätigkeit selbst durchzuführen, Dir dadurch einen Stundenlohn von 30,- EUR einzusparen und in dieser Zeit eine Stunde Deiner Zeit zu verlieren? Eine Stunde, in der Du evtl. den nächsten Abschluss für Dein Unternehmen einholen könntest oder anderweitig ein Zig-faches an Wert einbringen würdest? Lernen diese Sichtweise und vor allem, lernen zu delegieren!

Welche Tätigkeiten sind überhaupt für ein erfolgreiches Outsourcing geeignet?

Von der Reiseplanung über die Beantwortung von E-Mails, die Durchführung von Kundenbetreuungsthemen bis hin zu Programmierung, Rechercheaufgaben und Content-Erstellung eignet sich mittlerweile eine Vielzahl von Arbeiten für ein erfolgreiches Outsourcing.

Gerade das Vertriebsoutsourcing ist eine geniale Möglichkeit, um auch kleineren Unternehmen die Chance eines effektiven und professionellen Vertriebs zu bieten.

Wie finde ich Outsourcing-Partner?

Dank der digitalen Entwicklung der letzten Jahre gibt es zahlreiche Plattformen und Dienstleistern, die Dir als Outsourcing-Partner zur Verfügung stehen. Eine einfache Suche bei gängigen Suchmaschinen mit den Kombinationen „Freelancer + Aufgabe X“ wird Dich innerhalb kürzester Zeit auf den richtigen Weg bringen.

Danach solltest Du darauf achten, dass der jeweilige Dienstleister über nachweisbare Referenzen verfügt und einen kleinen Testlauf mit ihm starten. In diesem Rahmen merkst Du sehr schnell, ob die Chemie passt und sich eine mittel- oder auch langfristige Partnerschaft rechnet.

Ein Tipp aus der Praxis:

Behandel Deine Dienstleister so, wie Du auch selbst behandelt werden möchtest. Gehen wertschätzend mit ihnen um und bleiben stets fair.

Vorteile des Outsourcings

1. Fachkompetenz ohne langfristige Bindung

Die Zusammenarbeit mit einem Freelancer bietet Dir die Möglichkeit, Fachkompetenzen projekt- und/oder zeitbezogen einzukaufen und damit Dein reguläres Team mit Experten aus den unterschiedlichsten Bereichen zu ergänzen. Dies führt dazu, dass Du flexibel agieren kannst und dementsprechend schlanke sowie effektive Unternehmensstrukturen schaffst.

2. Kostenvorteile

Auch wenn der Stundenlohn auf den ersten Blick höher erscheint als bei einem Festangestellten, lohnt sich in der Regel der Einsatz eines Freelancers monetär. Du zahlst keine Lohnnebenkosten, bist in der Zusammenarbeit freier als bei einem Festangestellten und kannst planbar kalkulieren.

3. Fokus

Du kannst durch die Delegation von Arbeitsaufgaben den Fokus auf die wichtigen Dinge für Ihre Unternehmensentwicklung legen, schaffst Dir einen freien Rücken und die notwendige Luft für ein erfolgreiches Unternehmenswachstum.

4. Skalierbare Strukturen

Durch die heutigen Möglichkeiten kannst Du innerhalb kürzester Zeit ein großes Team schaffen und projektspezifisch zusammenstellen. Eine unglaubliche Schlagkraft, die letztendlich dafür sorgt, dass Du auch mit größeren Unternehmen konkurrieren kannst.

Nachteile des Outsourcings

1. Geringere Kontrollmöglichkeiten

Da Du Deine Dienstleister im Normalfall nicht bei Dir im Büro sitzen hast, musst Du Kontrolle abgeben. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Du Partner auswählst, die in der Lage sind, sich selbst zu organisieren, Deadlines einzuhalten und vor allem strukturiert zu arbeiten.

2. Keine langfristige Bindung

Auf der einen Seite ist die Flexibilität ein enormer Vorteil, auf der anderen Seite kann sich dies natürlich auch negativ auswirken. Wichtig ist, dass Du Dich nicht zu sehr an die jeweiligen Partner bindest, da Du im Vergleich zu einem regulären Arbeitsvertrag weniger Absicherungen hast.

3. Risiko der Scheinselbstständigkeit

Dies ist auch ein sehr wichtiger Punkt und Du sollten stets darauf achten, dass die Freelancer nicht zu sehr in Deine Organisation eingebunden werden. Das heißt konkret, Organigramme mit Deinen Freelancern zu vermeiden und nur Dienstleisterverträge abzuschließen, bei denen ganz genau geregelt ist, dass Du nicht weisungsbefugt bist und es sich bei Dir nicht um den einzigen Auftraggeber Deines Dienstleisters handelt.

Wie starten?

1. Prozesse definieren

Der erste Schritt für ein erfolgreiches Outsourcing bzw. eine Abgabe des Arbeitspensums an andere Personen besteht darin, dass Du sinnvolle und zielführende Prozesse definierst. Je klarer und einfacher Du die einzelnen Prozessschritte festlegst, desto einfach und effektiver wird das Ergebnis werden. Nehme Dir hierfür die nötige Zeit und analysiere ganz genau, in welche Teilbereiche Du die einzelnen Arbeitsschritte aufteilen kannst.

Dann beschreiben diese einzelnen Schritte möglichst genau und definieren im besten Fall Schritt für Schritt-Anleitungen. Je nach Tätigkeit kannst Du selbstverständlich auch Platz für kreative Freiräume gewähren und musst die Freelancer oder Mitarbeiter, mit denen Du zusammenarbeitest, nicht zu extrem an eine Fußfessel legen.

Professionalität darf auch gerne Spielraum haben! Als Faustformel hat sich für mich herauskristallisiert: Je weniger Professionalität Du von einem Outsourcing-Partner erwarten kannst, desto weniger Freiraum solltest Du ihm bei der Ausführung der Tätigkeit geben und umgekehrt.

Benötigen Du Unterstützung im Bereich der Recherche, definiere ganz genau was Du möchtest. Geht es Dir um „hochwertigere Aufgabenbereiche“, kannst Du den Rahmen immer weiter gestalten.

2. Freelancer finden

Wie beschrieben geht das am besten über einschlägige Plattformen oder über eine der diversen Suchmaschinen.

3. Freelancer testen

Definiere und vereinbare im nächsten Schritt einen Testlauf mit dem jeweiligen Partner und bewerte das Ergebnis neutral oder sachlich. Vergesse hier nicht den Abschluss eines Dienstleistervertrags sowie einer eventuellen Vertraulichkeitserklärung. Außerdem kann je nach Art der Tätigkeit auch ein Auftrag zur Datenverarbeitung oder andere Verträge notwendig werden.

4. Freelancer mit Arbeit versorgen

Kristallisiert sich während der Testphase heraus, dass Du mit dem jeweiligen Partner zusammenarbeiten möchtest, geht es nur noch darum, ihn oder sie regelmäßig mit Arbeit zu versorgen.

Fazit

Das Outsourcing hat, insbesondere mit den heutigen Möglichkeiten, viele Vorteile, die auch kleine Unternehmen in die Lage versetzen, konkurrenzfähig zu sein. Gerade im Skalieren von kleineren Unternehmen ist die Thematik des Outsourcings meiner Ansicht nach entscheidend, um innerhalb von kürzester Zeit geniale Ergebnisse zu liefern.