Der Vertrieb ist ein spannender, abwechslungsreicher, aber auch wechselhafter Unternehmensbereich. Es gibt keine Garantie dafür, dass Umsätze einfach so fließen. Aber solange das der Fall ist, wird ein Inhaber oder Geschäftsführer hinsichtlich seines Vertriebsteams sicherlich keinen Handlungsbedarf verordnen. Doch was ist, wenn Umsätze stagnieren oder – aus welchen Gründen auch immer – einbrechen? Das kann für heftige Erschütterungen im Vertrieb sorgen.

Welche Option dem Patienten „Vertrieb“ wieder auf die Beine helfen kann, liest Du in diesem Beitrag.

Großkunden sind begehrt, weil sie kleinen und mittelständischen Unternehmen sichere Umsätze bescheren. Doch in der Regel setzt sich der Hauptkundenstamm der KMUs aus vielen kleinen, meist unbekannten Partnern zusammen. Dort steckt ein Potenzial, das viel zu häufig unterschätzt wird und schlichtweg aus dem Fokus gerät. Vielleicht wird diesen kleineren Kunden grundsätzlich nicht genügend Bedeutung beigemessen, weil sie den „Großen“ nicht das Wasser reichen können? Vertriebler haben verständlicherweise lieber große als kleine Erfolge. Aber das ist im Endeffekt zu kurzsichtig gedacht. Was also tun?

Vertriebsoutsourcing: Spezialisten kümmern sich um die „Kleinen“

Vielleicht zuckst Du beim Lesen gerade innerlich zusammen: Vertriebskonkurrenz beauftragen? Wieso das denn?

Sehe das Vertriebsoutsourcing bitte nicht als Konkurrenz, sondern als Unterstützung – und als Chance! Diese Profis übernehmen eigenverantwortlich den Vertrieb für Deine „B- und C-Kunden“, während Du Dich weiterhin voll und ganz auf die Großkunden, also Dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Deren Einkäufer kennen Dich genau, und diese Vorteile sollst Du auch weiterhin nutzen und einsetzen. Von den B- und C-Partnern sind Dir in der Regel nur Name und eventuell noch die Umsatzzahlen bekannt. Wo genau diese Partner aktiv sind, entzieht sich meist Deiner Kenntnis.

So verwundert es nicht, dass zwischen 80 und 90 Prozent des Umsatzes mit etwa 20 Prozent der Partner erzielt werden, die vom hauseigenen Vertrieb nach besten Kräften umsorgt und gepflegt werden. Die anderen 80 Prozent werden hingegen kaum zur Kenntnis genommen. Vielleicht deshalb, weil die Kapazitäten im Sales Department meist ausgereizt sind. Möglicherweise werden sie jedoch vernachlässigt, weil Du das Verhältnis Aufwand/Mehrwert dieser Kunden nicht einschätzen kannst?

Das ist verständlich, aber genau hier setzt das Outsourcing im Vertrieb an. Es hat zum Ziel, zunächst das Potenzial der Partner auszumachen, für die es sich lohnt, den Vertrieb zu forcieren. Ebenso wichtig ist es, Partner zu erkennen, für die ein Vertriebsaufwand nicht zum gewünschten Erfolg führen wird und daher aussortiert werden können.

Was Outsourcing bedeutet und wie es funktioniert

Mit dem Begriff Outsourcing, der sich aus den englischen Begriffen outside + resource + using zusammensetzt, ist heute nicht mehr das Auslagern ganzer Abteilungen gemeint, sondern das Auslagern von Prozessen für einen per Vertrag festgelegten Zeitraum. Im Vertriebsoutsourcing kann es um die Auslagerung nachfolgende Prozessschritte gehen, die an externe Dienstleister übertragen werden:

  • Kaltakquise (telefonisch)
  • Vereinbarung und Wahrnehmung eines Außendiensttermins mit potenziellen Kunden,
  • Vertragsabschlüsse,
  • Kundenbetreuung.

Ziel ist es, eine sinnvolle Ergänzung zu finden und/oder Lücken und Defizite im Vertrieb zu schließen. Neben der Betreuung von C-Kunden kannst Du durch das Vertriebsoutsourcing auch neue Zielgruppen und Kunden äußerst budgetfreundlich hinzugewinnen, was über den eigenen Vertrieb möglicherweise zu kostspielig wäre.

Wie externe Vertriebsspezialisten arbeiten

Externe Spezialisten im Vertriebsoutsourcing sind akribische Analysten. Mithilfe eines sogenannten Profilings (Soll-Ist-Analyse) ermitteln sie mit dem Kunden gemeinsam interessante Sollpartner, stellen Abweichungen zwischen „Ist“ und „Soll“ fest und leiten daraus notwendige Maßnahmen ab. Sie analysieren weiterhin

  • den Bedarf des Unternehmens im Vertriebsbereich,
  • wann Maßnahmen zur Akquise sinnvoll sind,
  • Entscheider im Einkauf, die bevorzugt zu kontaktieren sind und stellen fest,
  • bei welchen Kunden Investitionen lohnen.

Erst nach einer intensiven Analyse werden die externen Vertriebsprofis tatsächlich aktiv.

Diese Dienstleister können nicht nur potenzielle Kunden finden und sie zu solchen qualifizieren. Sie können auch geeignete Maßnahmen ergreifen, um Kunden enger an das Unternehmen zu binden. Oftmals arbeiten externe Sales-Dienstleister in beiden genannten Bereichen zunehmend online, was den Aufwand im Vergleich zum klassischen Außendiensttermin deutlich reduziert. Und in der Regel lassen sich auch Umsatzsteigerungen bereits nach wenigen Monaten feststellen.

Gut zu wissen: Externe Vertriebsspezialisten treten zwar im Namen des Auftraggebers auf, werden aber ausschließlich projektbezogen eingesetzt, also nur für einen Auftrag, um etwa einen Vertrauensaufbau bei den Zielkunden zu erreichen und die „richtigen“ Emotionen bei den Einkäufern zu wecken. Es liegt keinesfalls im Interesse externer Vertriebsspezialisten, sich den gesamten Vertrieb ihres Auftraggebers „unter den Nagel“ zu reißen.

Sehe also die externen Vertriebsprofis als Kooperationspartner des eigenen Vertriebs, der zweifelsfrei seine Kernkompetenz behält. Allerdings erhältst Du nur durch den engen Austausch von Informationen durch externe Spezialisten professionelle Unterstützung.

Chancen des Vertriebsoutsourcings

Vertriebsoutsourcing zielt auf die Steigerung von Umsätzen und Vertriebsmargen sowie die Senkung der Vertriebskosten ab. Doch die Auslagerung der Vertriebsprozesse bietet Dir noch weitere Chancen:

Neues Wissen: Profitieren Sie davon, dass Dir die externen Sales-Profis auf Basis ihres Erfahrungsschatzes und Know-hows neues Wissen und neue Erkenntnisse in Dein Unternehmen einbringen. So ist es möglich, neue Vertriebswege zu erschließen, an bestehenden Vertriebskonzepten zu feilen beziehungsweise neue zu entwickeln oder verborgene Potenziale zu entdecken (C-Kunden zu B- oder A-Kunden machen, Neukundengewinnung).

Flexibilität steigern: Saisonale Schwankungen können Deine Geschäfte insbesondere in der Wachstumsphase beeinträchtigen. Bewältige derartige Phasen spürbar entspannter: mithilfe des Vertriebsoutsourcings.

Freie Kapazitäten durch Aufgabenteilung schaffen: Strategische Aufgaben werden beispielsweise von Deinen Sales-Mitarbeitern übernommen, der externe Dienstleister konzentriert sich hingegen auf administrative Aufgaben. So ist gewährleistet, dass Deine eigenen Vertriebsmitarbeiter das Kerngeschäft nicht aus den Augen verlieren.

Darauf sollten Du achten

Trotz überzeugender Chancen ist das Vertriebsoutsourcing auch mit Risiken verbunden, die Du kennen und möglichst ausschließen sollten.

Wichtig ist, qualitative und quantitative Ergebnisse der Zusammenarbeit im Vorfeld klar festzuschreiben. Andernfalls kann sich die Beauftragung des externen Dienstleisters als Fehlinvestition entpuppen. Entscheide Dich deshalb für einen Dienstleister, der zu Deiner Branche passt und größtmögliche Erfahrung mitbringt. Nur dann kannst Du auch entsprechend positive Ergebnisse erwarten.

Mit Blick auf Deine Kosten muss vorab eine vernünftige Kalkulation erfolgen. Hierfür solltest Du nicht nur die Kosten der Leistungserbringung, sondern auch jene Kosten einrechnen, die für den Aufwand des Outsourcings von Deiner Seite angefallen sind. Hierzu gehören unter anderem: Recherche nach einem passenden Experten, die Vertragsgestaltung, Briefing, Kommunikation.

Fazit:

Wenn C-Kunden mit Potenzial erkannt werden, spürbar zum Umsatz Deines Unternehmens beitragen und neue Kunden hinzukommen, lässt sich durch das Auslagern nicht nur der Umsatz, sondern auch die Effektivität Deines Vertriebs nachhaltig steigern.

Wichtig ist zu erkennen, dass externe Vertriebsdienstleister immer nur ergänzen agieren und das Kerngeschäft im eigenen Vertrieb verbleibt. Trotzdem ist für den (gemeinsamen) Erfolg ein intensiver Austausch von Informationen unverzichtbar. Vergesse nicht, die Risiken des Vertriebsoutsourcings für Dein Unternehmen wohlüberlegt zu kalkulieren und dem Nutzen gegenüberzustellen.