Im Berufsleben nehmen die Anforderungen kontinuierlich zu. Das gilt nicht nur für Fach- und Führungskräfte. Freelancer und Einzelunternehmer sind in der Regel Einzelkämpfer, die sich in der Rolle des Allrounders um viele unterschiedliche Aufgaben kümmern müssen, damit „der Laden“ funktioniert. Gelingt das nicht, baut sich unweigerlich Stress auf, der sich verstärkt, wenn auch auf privater Ebene die Herausforderungen des Alltags nicht mehr „gemanagt“ werden und alles zu viel wird.

Ein gutes Selbstmanagement baut Zeit- und Leistungsdruck spürbar ab. Es ist die Basis dafür, das eigene Leben produktiver zu gestalten (in Verbindung mit gutem Zeitmanagement) und das zu erreichen, was Du erreichen willst (Zielsetzung).

Wie das alles miteinander zusammenhängt, möchten wir Dir mit diesem Beitrag näher bringen.

Selbstmanagement begreifen

Vielleicht hast Du Dich gerade gefragt, was Selbstmanagement eigentlich ausmacht:

Selbstmanagement ist die Fähigkeit, die eigene berufliche und persönliche Entwicklung unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten.

Das Signalwort dieser Aussage ist „unabhängig“. Zu viele äußere Reize lenken jeden Tag von unserer eigentlichen Arbeit und unserem(n) gesteckten Ziel(en) ab und wir geraten zwangsläufig unter Zeit- und Leistungsdruck. Nicht mehr zu wissen, wo „vorne und hinten ist“ und „wo man zuerst anfangen soll“, sind typische Hinweise. Aktives Selbstmanagement wird Dir helfen, erst gar nicht in diese belastende Situation zu kommen.

Selbstmanagement = Selbstorganisation

Unter einem effizienten Selbstmanagement wird die klare Organisation des beruflichen Alltags wie auch die Strukturierung der damit verbundenen Aufgaben verstanden. Für Fach- und Führungskräfte sowie Angestellte, Freelancer und Kleinunternehmer gehört die Selbstorganisation zu den wichtigsten Fähigkeiten. Warum? Konsequentes Selbstmanagement ist notwendig, um die eigene Leistungsfähigkeit (unabhängig von der Position) langfristig sicherstellen und (bei Bedarf) optimieren zu können.

Selbstmanagement, Zeitmanagement und klare Zielsetzungen funktionieren nur im engen Zusammenspiel. Es gibt Tatsachen, die wir nicht beeinflussen können (ein Tag hat 24 Stunden). Wir können nur uns selbst beeinflussen! Das bedeutet in der Konsequenz: Zeitmanagement funktioniert nur durch effizientes Selbstmanagement. Das wird möglich durch eine sinnvolle Einteilung Deiner eigenen Arbeitszeit, durch das Managen der eigenen Person – und all das mithilfe der Anwendung hilfreicher Arbeitsmethoden.

Selbstmanagement ist eine Kombination mehrerer Teildisziplinen. Dazu gehören

  • eigenständige Motivation
  • konkrete Zielsetzungen
  • Zeitmanagement (Planung)
  • Lernbereitschaft
  • Organisation
  • Erfolg kontrollieren mittels Feedback

In allen Teilen des Selbstmanagements geht es um die eigene Weiterentwicklung! In welche Richtung, entscheidest Du!

Selbstmanagement soll dazu führen, gesteckte Ziele zu erreichen, ohne dabei die Work-Life-Balance zu gefährden. Das erfordert ein hohes Maß an Motivation, Disziplin und Konsequenz. Eine von vielen interessanten Methoden, die Dir den Arbeitsalltag erleichtern und Dich beim Erreichen der eigenen Zielsetzung nachhaltig unterstützt, möchten wir Dir kurz vorstellen.

Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode ist ein Ordnungsprinzip, mit dem Du Deine To-do-Liste aufräumst. Aufgaben werden entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in einem Koordinatensystem geordnet:

  • Aufgaben, die dringend und wichtig sind, erledigst Du sofort selbst.
  • Aufgaben, die dringend und unwichtig sind, gibst Du an Freelancer/Externe (Outsourcing) oder an Mitarbeiter weiter.
  • Aufgaben, die nicht dringend jedoch wichtig sind, erledigst Du selbst, aber zu einem späteren Zeitpunkt.
  • Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, ignorierst Du.

Zeitmanagement

Menschen, die in ihrem Job gesagt bekommen, was wie bis wann zu tun ist oder immer wieder dieselben Aufgaben ausüben, brauchen kein Zeitmanagement. Freelancer und Einzelunternehmer arbeiten hingegen unstrukturiert, weil sie tagtäglich viele unterschiedliche Aufgaben durchführen müssen. Dabei ist besonders wichtig, den Zeitaufwand für eine Aufgabe realistisch analysieren zu können sowie die unterschiedlichen Aufgabenbereiche sinnvoll zu priorisieren.

Mit unterschiedlichen Methoden und Techniken gelingt die Optimierung von Kommunikation, Informationsverarbeitung, Delegation und täglicher Zeitplanung. Anders formuliert: Das zentrale Ziel des Zeitmanagements ist die effiziente Planung, Durchführung und Kontrolle aller anfallenden Aufgaben, um die verfügbare Zeit möglichst optimal zu nutzen.

Tipp:

Die Eliminierung von Störfaktoren und Zeitfressern optimiert Dein Zeitmanagement. So gestaltest Du Deinen (Unternehmens-) Erfolg effektiv und sicherst ihn langfristig.

Zielsetzung

Selbstmanagement geht nicht ohne Zeitmanagement. Beides lässt sich ohne klare Zielsetzung(en) jedoch nicht vernünftig entwickeln und umsetzen. Anstatt sich gleich auf die Aufgabenebene zu begeben und deren Bewältigung anzugehen, ist es viel effizienter, sich zunächst mit den persönlichen sowie den beruflichen Zielen auseinanderzusetzen.

  • Welche Ziele verfolge ich?
  • Welche Ergebnisse strebe ich an?
  • Wofür arbeite ich?

Ziele streben in der Zukunft liegende Zustände an und beschreiben die (gewünschte) Veränderung eines aktuellen Zustandes. Ein wichtiges Merkmal von Zielen ist, dass der in der Zukunft liegende Sollzustand durch eigenes Agieren herbeigeführt wird.

Tipp:

Formuliere Deine Ziele am (besten schriftlich)! Das ermöglicht die Zuordnung von Orientierungs-, Motivations- und Kommunikationsfunktionen. Und welche Verbindung besteht hier zum Zeitmanagement? Nur wer Ziele hat, kann auch zielgerichtet Prioritäten setzen und anstehende Aufgaben kategorisieren.

Lasse aber im Sinne einer ganzheitlichen Betrachtung des Selbstmanagements die eigenen Lebensziele („persönliche Ziele) nicht außen vor. Dann lassen sich berufliche Ziele leichter einordnen und die Prioritäten richtig setzen.

Freelancer und Einzelunternehmer müssen nicht nur Ihre Routineziele (das Kerngeschäft betreffend), sondern vor allem auch Verbesserungs- und Innovationsziele im Blick haben. Diese haben vor allem die zukunftsorientierte Weiterentwicklung und Sicherung der eigenen Organisation im Fokus und sind meist Inhalt von Zielvereinbarungen, die mit anderen kooperierenden Freelancern (oder Mitarbeitern) getroffen werden.

Apropos:

Sind Dir SMARTe Ziele ein Begriff? Dieses Kriterium wird zwecks eindeutiger Definition von Zielen im Rahmen von Zielvereinbarungen eingesetzt und spielt insbesondere im Projektmanagement (sowie der Personalentwicklung und Mitarbeiterführung) eine fundamentale Rolle.

SMART steht für „Specific Measurable Achievable Reasonable Time Bound“, ins Deutsche übertragen für

  • S = spezifisch
  • M= messbar
  • A= attraktiv
  • R = realistisch
  • T = terminiert

SMART ist ein Ziel nur dann, wenn es alle fünf Kriterien erfüllt. Wird SMART konsequent verfolgt, hat dies klar definierte, mess- und überprüfbare Ziele zum Ergebnis. Es empfiehlt sich, alle Ziele und Aufgaben immer schriftlich für all jene zu fixieren, die daran mitarbeiten. Das gilt sowohl für langfristige richtungsweisende (= strategische) Ziele als auch für kurz- und mittelfristige (= taktische) Ziele. Deren Umsetzung und Fortschritt muss regelmäßig überprüft und ggf. an Veränderungen angepasst werden. Genau genommen entsprechen SMARTe Ziele einer Minimalbeschreibung, die eventuell detaillierter definiert werden muss. So muss zum Beispiel ein realistisches Ziel auch ins Budget passen.

Fazit:

Selbstmanagement bedeutet Weiterentwicklung und Veränderung. Wenn Du heute Zeit in Dein Selbstmanagement investierst, wirst Du schon morgen davon profitieren. Nimm Deinen Tag wieder selbst in die Hand. Dann wirst Du zukünftig in Stresssituationen gelassener bleiben, mehr Spaß bei der Arbeit haben, insgesamt erfolgreicher sein und Dich spürbar wohler fühlen!